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S t a d t S c h m a l l e n b e r g Vorlage Nr. X/1116 Datum: 15.11.2024 Vorlage der Verwaltung für: Abstimmergebnis Ja Nein Enth. Haupt- und Finanzausschuss X öffentliche Sitzung nichtöffentliche Sitzung Dezernat: Amt: Sachbearb.: I Bürgermeisterbüro/Ratsbüro Frau Lingemann Beteiligte Ämter: Sichtvermerk: I II III gesehen: Finanzabteilung Bürgermeisterbüro Hauptamt/Technikunterstützte Informations- verarbeitung (IT), Drucksysteme TOP: Neuanschaffung eines Ratsinformationssystems Produktgruppe: 11.01 Verwaltungsmanagement 1. Beschlussvorschlag: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen zur Kenntnis. 2. Sachverhalt und Begründung: Seit 2004 ist das Ratsinformationssystem PV-Rat.net bei der Stadt Schmallenberg im Einsatz. In der Verwaltung wird die Software zur Abwicklung des Sitzungsdienstes für Rat und Aus- schüsse genutzt. Mandatsträger/innen und die Öffentlichkeit haben über das Internet ent- sprechenden Zugang zum Ratsinformationssystem und erhalten auf diesem Weg Informatio- nen über die aktuelle Besetzung der politischen Gremien, Sitzungstermine, Tagesordnun- gen, Vorlagen und Protokolle. Ermöglicht wird so den Ratsmitgliedern die digitale Ratsarbeit, die nach einer fünfjährigen Übergangsphase seit 2020 ausschließlich digital erfolgt. Die Ein- beziehung der sachkundigen Bürger/innen und beratenden Mitglieder der Ausschüsse in die digitale Ratsarbeit und der damit verbundene Verzicht auf Papierunterlagen ist mittelfristig ebenfalls vorgesehen. Der Software-Anbieter hat nun angekündigt, dass die Geschäftstätigkeiten zum 31.12.2025 eingestellt werden. Die Nutzung der Software mit eingeschränktem Support soll bis 31.12.2026 möglich sein. Durch die Einstellung des bisherigen Ratsinformationssystems besteht die Notwendigkeit, im nächsten Jahr eine neue Software anzuschaffen und einzurichten. Angestrebt wird dabei eine Dokumentenübernahme in das neue System. Derzeit findet in der Verwaltung eine Marktüberprüfung hinsichtlich infrage kommender Ratsinformati...